Praca grupowa jest konieczna w firmach zwłaszcza przy realizacji różnego rodzaju przedsięwzięć. Czasami „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań z użyciem poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero przy użyciu zaawansowanych programów komputerowych menedżerowie mogą skuteczniej zaplanować pracę, sprawniej delegować zadania a w efekcie wykonać założenia projektu na czas . Wybierając aplikację do pracy grupowej warto przemyśleć swoje potrzeby i sprawdzić , czy narzędzie posiada moduły umożliwiające ich zaspokojenie.

Osoba koordynująca pracę przydziela każdemu, kto partycypuje w pracy grupowej login i hasło umożliwiające dostęp do aplikacji i jej modułów, nadaje ściśle określone uprawnienia i przydziela zadania do wykonania . Dzięki narzędziom służącym do pracy grupowej możliwa jest również komunikacja internetowa pomiędzy osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Osoba koordynująca pracę grupową ma natomiast możliwość generowania zestawień określających stan prac, czas pozostający do wykonania projektu i ocenę aktywności wszystkich wykonawców. Możliwa jest także archiwizacja danych i ich dalsza analiza.